A. pengrtian arsip
istilah arsip diambil dari kata archief dalam bahasa belanda atau archives dalam bahasa inggris. Sebenarnya istlah tersebut berasal dari bahasa yunani (greek). ada beberapa istilah dalam bahasa yunani yang berkaitan dengan istilah arsip yaitu :
- archea artinya catatan atau dokumen mengenai pemerintah
- archium artinya peti /lemari untuk menyimpan sesuatu/arsip
- archeon artinya balai kota atau tempat
menurut the liang gie dalam bukunya adminitrasi perkantoran menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di gunakan dapat secara cepat di temukan kembali sedangkan warkat setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya
kesimpulan pendapat di atas arsip adalah kumpulan warkat yang di buat atau di terima oleh lembaga pemerintah, swasta, perorangan dan mempunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat di perlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
B. Syarat Arsip
Dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sbb
- merupakan kumpulan warkat
- mempunyai nilai guna
- di simpan menurut sistem tertentu
- apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat
