MATERI PRODUKTIF

MATERI PERJALANAN DINAS

 

A.  Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu  mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:

1.    Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2.    Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?

3.    Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?

4.    Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5.    Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.  Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas     

         Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

 tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

        1. Perjalanan dinas lewat darat

         Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.  Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.

          a. Perjalanan dinas dengan mobil

1)   Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2)   Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3)   Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5)   Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

6)   Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b.   Perjalanan dinas dengan kereta api

1)   Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2)   Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3)   Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4)   Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

      rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6)   Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

  2.   Perjalanan dinas lewat laut

  Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2)   Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3)   Dapatkan tiket kapal

4)   Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5)   Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6)   Dapatkan mata uang asing, travellers

7)   Siapkan rencana perjalanan

3.   Perjalanan dinas lewat udara.

      Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama.  Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2)   Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3)   Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4)   Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5)   Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6)   Siapkan rencana perjalanan

C. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan.  Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya.  Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.  Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Contoh 1:

ITINERARY

Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York

June 22-26, 2006

Tuesday, June 22

6:10 p.m.          Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12, Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.

Wednesday, June 23

7:40 a.m           Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.

10:00 a.m.        Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth

Street. Contract in your portfolio.

12:30 p.m.        Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower

Contoh 2:

DAFTAR PERJALANAN

Selasa, 25 Pebruari 2006

Pukul    08.00         Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)

            12.00         Tiba di bandara Sepinggan

            12.15         Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta

            13.00         Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta

            14.00         Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan mobil                                Perusahaan)

Rabu, 26 Pebruari 2006

Pukul    09.00         Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel

            11.00         Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha

            13.00         Rapat komisaris

Kamis, 27 Pebruari 2006

Pukul    09.00         Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics

            11.00         Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi

            13.30         Tiba di bandara Soekarno Hatta

14.15         Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda (GA-

D. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

         Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar, segala sesuatunya harus dipersiapkan, perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.

2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi

3. Tiket perjalanan

4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang

     akan dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi

6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai

7. Surat keterangan sehat dari dokter

8. Daftar perjalanan

9. Peta kota yang akan dikunjungi

10. Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.  Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :

       a.  Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

       b.  Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri,

besarnya tergantung keperluan).

c.     Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang

     menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:

 a.  Biaya blangko dan buku paspor

       b.  Biaya exit permit

       c.  Biaya health certificate

Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya:

 a.  Memiliki kartu penduduk asli

 b.  Surat warga negara asli

 c.  Surat ganti nama kalau ada

 d.  Akte kelahiran asli

 e.  Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah

 f.   Surat fiskal

   Paspor dibedakan dua macam :

a.  paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah

b.  Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.  Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.

Macam-macam visa :

a.   Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

b.   Visa untuk para pelajar (student authorization)

c.   Visa untuk pegawai (employment authorization)

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

13. Fiscal

Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.  Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

E. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh pembeli.

2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan menunjukkan neraca dalam L/C.

3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut persyaratan yang ditetapkan.

4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam perjalanan.

F. Mempersiapkan Penginapan

  1. Pemesanan kamar

       Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau facsimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.  Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).

  2. Check In

       Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif, dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.

  3. Cara pembayaran

       Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya sekaligus pada saat akan check out.

  4. Check Out.

      Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum di bayar.

MATERI MACAM-MACAM DOKUMEN 

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
     a.  Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, 
          dan ijazah
     b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan 
         saham

     c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah
         proklamasi.
     d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. 
         Contohnya: Keppres dan UU.
2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
     a.  Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam 
          (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film
     b.  Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di 
          museum).
     c.  Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan)

MATERI PERALATAN KANTOR DAN KEGUNAANNYA 

 

1. mesin stensil manual

Kemampuan cetak otomatis (elektrik) dan manual, cara kerja praktis, cepat dengan hasil yang sempurna. Cara Kerja : Otomatis & Manual
Berat Kertas : 45-120gr
Ukuran Cetak Max : 212 x 327mm
Ukuran Kertas Max : 257 x 364mm
Kecepatan Cetak : 40-120lb / menit
Sistem Penintaan : Otomatis & Manual
Dengan cara cetak otomatis dan manual, mesin stencil DYNAMIC 787 akan memberikan semua kemudahan pencetakan. Bila listrik PLN tersedia, maka anda dapat menset cara kerja otomatis dan biarkan mesin bekerja dengan otomatis, atau sebaliknya dengan cara manual bila listrik PLN mati. Dengan menggunakan bahan dasar pencetakan yaitu kertas master dan tinta yang standard (banyak dijual di pasaran) serta dengan harga yang relatif murah, maka mesin stensil DYNAMIC 787 mempunyai kinerja yang super efektif dan efisien dengan hasil cetakan yang sempurna.
 

2. mesin penjilid kertas

Mesin Binding (jilid) Gemet 24 HX, didesain spesial untuk bahan penjilid plastik dan dengan ukuran kertas hingga F4.
Body & konstruksi mesin terbuat dari FULL METAL, menjamin kekuatan dan performa kerja mesin.
Bahan jilid plastik yang dipakai adalah ukuran standard yang umum dan sangat mudah dicari. Dengan mesin ini, Anda akan leluasa untuk menjilid ukuran A4 hingga F4, selain itu mesin juga memberikan pilihan untuk pemilihan lubang kertas (pisau dapat diatur).


Specifikasi Mesin Gemet 24 HX
Paper Size : F4
Max. Punching Capacity: 20 lembar (70 Gr)
24 Lubang
Adjustable Margin Distance
Adjustable Blades
Ukuran : 460 x 320 …

mesin pengganda

macam - macam mesin pengganda :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.


Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya mesin pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim. Beberapa mesi pengganda yang ada saat sekarang adalah:


1.Mesin Fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

a.Jenis-Jenis Mesin Foto copy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin foto copy kecil (portable), mesin foto copy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.
1) Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
2 ) Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
3) Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis b.

Bagian-bagian Mesin Foto Copy
1 ) Baki Kertas, untuk menaruh kertas fotokopi
2 ) Baki Penadah, untuk menampung hasil fotokopi
3 ) Tombol ON dan OFF, untuk menghidupkan dan mematikan mesin
4) Tombol STAR , untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi
5) Tombol Enlargement, untuk memperbesar salinan
6) Tombol Reduction, untuk memperkecil salinan
7) Tombol Fullsize, untuk membuat salinan biasa
8) Tombol Angka, untuk menentukan jumlah salinan
9) Tombol Isyarat:
a. Paper Out, untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala
b. Tones Out, untuk mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala
c. Exess Useste Tones, untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol ini akan menyala
10) Tombol Open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki
11)Tabung tinta, untuk menaruh tinta
12)Kunci Kertas, berfungsi untuk :
a. menjepit kertas, bila di tarik ke atas
b. menetralkan kertas, bila di tarik ke bawa
13) Tabung Olie, untuk menempatkan olie mesin
14)Tombol Exposure Control Level, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih)
15)Copy Number Indicator, yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan
16)Clear Key, berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator)
17)Input Key Strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi.
18)Copy Stop Key, tombol untuk menghentikan pengkopian Menggunakan Mesin Pengganda
19)Copy Start Key, tombol untuk memulai pengkopian
20)Interapt Key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi)
21)Ready Indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan.

c. Cara Mengoperasikan Foto Copy Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu :
1) Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik
2) Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.
3) Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan Adapun cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:
1)Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
2) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5) Tekan tombol cetak (start)
6) Jika sudah selesai tekan tombol OFF

MATERI KAS KECIL

1. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1. B. Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan KAs kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

MATERI PELAYANAN PRIMA

 

Secara sederhana, pelayanan prima (service excellence) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakansuatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat. Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis.
Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan tercermin dari setandar pelayanan yang diberikan kepada pelanggannya. Organisasi/perusahaan yang belum maju pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada Organisasi/perusahaan  yang sudah berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal. Sedangkan di Organisasi/perusahaan maju kualitas pelayanan terhadap pelanggannya di atas standar minimal.
Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli. Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:

1. Kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan
2. Kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan
3. kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan
4. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Vincent Gespersz menyatakan bahwa kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:

1. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
2. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
3. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
4. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
5. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.
6.  Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
7. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas  musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain

 

Materi Kearsipan

RUANG LINGKUP ARSIP

A. pengrtian arsip

       istilah arsip diambil dari kata archief dalam bahasa belanda atau archives dalam bahasa inggris. Sebenarnya istlah tersebut berasal dari bahasa yunani (greek). ada beberapa istilah dalam bahasa yunani yang berkaitan dengan istilah arsip yaitu :

• archea artinya catatan atau dokumen  mengenai pemerintah
• archium artinya peti /lemari untuk menyimpan sesuatu/arsip
• archeon artinya balai kota atau tempat

    Dalam bahasa inggris dikenal istilah file yang berarti berkas atau alat tempat untuk menyimpan arsip.
menurut the liang gie dalam bukunya adminitrasi perkantoran menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di gunakan dapat secara cepat di temukan kembali sedangkan warkat setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya
      kesimpulan pendapat di atas arsip adalah kumpulan warkat yang di buat atau di terima oleh lembaga pemerintah, swasta, perorangan dan mempunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat di perlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

B. Syarat Arsip

            Dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sbb

1. merupakan kumpulan warkat
2. mempunyai nilai guna
3. di simpan menurut sistem tertentu
4. apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat

Data siswi XII Ap

1. ani wonalia
2. anis prihatin
3. anisyah mardiyana
4. anisa nurjuniati
5. cayu
6.erni handayani
7. gina komalasari
8. ika sagita
9. inda devi karini
10.iis supriyatin
11. iis trisnawati
12. mulyani
13.muslikah
14.novi yolanda
15.nurul toyibah
16. omilah
17. rina
18. rosdiana sari
19. siska ayu ningtias
20. siti halimah
21. siti maidah
22. siti merlina
23. siti siska pujiawati
24. siti suraya
25.umyati
26. widyawati sagita
27. witria


baroedakxiiap.blogspot.com